Voor kleine maar ambitieuze bedrijven die actief zijn in de financiële technologiemarkt, is compliance niet langer iets wat je kunt uitstellen. Klanten vragen om bewijs van vertrouwen. Regelgevers verscherpen de eisen. En wat voorheen was voorbehouden aan grote banken, wordt nu ook verwacht van slanke startups.

Smartbooks AI, dat maandelijkse financiële afsluiting, consolidatie en managementrapportage automatiseert, bevond zich precies op dit kruispunt. Naarmate het bedrijf groeide, kreeg het te maken met de toenemende vraag om te voldoen aan compliance-normen op bedrijfsniveau, zonder de luxe van een groot compliance-team.

We spraken met Katja Melkert, die toezicht houdt op HR, Legal en Finance bij Smartbooks AI, over hoe zij compliance benaderden, hoe het is om als klein bedrijf vertrouwen op te bouwen en hoe Anove structuur en focus bracht in dit proces.

Verwachtingen op bedrijfsniveau

Smartbooks AI is veel meer dan alleen een online rapportageplatform. We helpen bedrijven hun hele maandelijkse financiële proces te transformeren – sneller, slimmer en betrouwbaarder te maken. Ons platform sluit naadloos aan op veelgebruikte grootboeksystemen zoals Exact Online, Exact Globe, Quickbooks en AFAS. "Deze systemen zijn meestal geoptimaliseerd voor boekhouding," zegt Katja. "En ze zijn niet ingesteld om de business controller of CFO te ondersteunen in hun maandelijkse financiële proces."

• Smartbooks AI stroomlijnt uw maandelijkse financiële proces met:
  ·  AI-ondersteuning voor financiële controles tijdens de maandafsluiting, waardoor het proces efficiënter wordt en fouten worden verminderd.
  
  · Volledig geautomatiseerde consolidatie – geen handmatig werk of spreadsheets meer, zelfs niet voor complexe groepsstructuren.
  
  · Diepgaande bedrijfsanalyse, zodat u niet alleen de cijfers kunt rapporteren, maar ook de ontwikkelingen erachter kunt uitleggen.
  
  · Geautomatiseerde rapportage, waardoor u met één druk op de knop betrouwbare, hoogwaardige managementinformatie krijgt.
  
  · Slimmere budgettering en planning, zodat u met minder moeite betere beslissingen kunt nemen.
  
  
  

Onze missie is om financiële teams in staat te stellen zich te concentreren op wat het meest belangrijk is: echte bedrijfswaarde leveren, niet alleen rapporten produceren. Daarom kiezen toonaangevende bedrijven voor Smartbooks om hun financiële processen te optimaliseren, automatiseren en te verbeteren.

Naarmate de vraag groeide, nam ook de druk toe om aan te tonen dat hun interne processen net zo solide waren als hun software.

Compliance als noodzakelijke discipline

Voor Katja en haar team is compliance niet het meest spannende onderdeel van het bedrijf, maar het is onmiskenbaar belangrijk.

"Compliance is een van die dingen die nodig zijn, maar niet altijd leuk," zegt ze. "Je doet het omdat het je bedrijf een solide structuur geeft. Maar het is veel werk."

Smartbooks AI besloot om de ISAE 3402-certificering na te streven, een breed erkende verzekeringsnorm die operationele betrouwbaarheid aantoont. Dit was vooral belangrijk omdat hun klanten vaak met gevoelige financiële gegevens werken.

Sommige eisen voelden echter alsof ze waren ontworpen voor veel grotere organisaties. Katja beschreef een veelvoorkomend probleem bij startups en kleine bedrijven.

"Er wordt van je verwacht dat al deze rollen zijn ingevuld: privacy officer, security officer, functionaris gegevensbescherming. Maar als je klein bent, heb je gewoon niet de mensen."

De juiste match vinden met Anove

Daar kwam Anove om de hoek kijken.

Het Anove-platform bood Smartbooks AI een gecentraliseerd controleframework waar ze intern aan konden samenwerken. Deze structuur hielp bij het verdelen van verantwoordelijkheden op een manier die aansloot bij de vaardigheden en beschikbaarheid van het team.

"We hebben het werk verdeeld over drie personen: de CEO, onze hoofdsoftwareontwikkelaar en ikzelf," legt Katja uit. "Ik weet niets van veilige code, maar ik ken de GDPR. Onze CEO richt zich op bedrijfsmanagement. Het platform liet ons taken verdelen op een manier die logisch was."

Ze vond het collaboratieve ontwerp van Anove bijzonder nuttig.

"Een van de functies die ik het meest waardeerde, was dat je collega's in het platform kunt betrekken. Iedereen ziet zijn of haar rol, en niets valt tussen wal en schip."

Ondanks dat Smartbooks AI een relatief klein bedrijf is, ziet Katja hoe het Anove-framework met hen mee kan groeien. Dit is vooral relevant als ze in de toekomst de Amerikaanse markt willen betreden, wat extra certificeringen met zich mee zou brengen.
"Met Anove kunnen we ons controleframework op één plek blijven ontwikkelen," zegt ze. "We kunnen de controles bijwerken, verbeteren en klaar blijven voor wat er ook komt."

Een duidelijke weg naar groei

Smartbooks AI blijft gestaag groeien en trekt elke week nieuwe klanten aan. Op het moment van schrijven wachten ze op de resultaten van hun audit, en de eerste feedback is veelbelovend.

Katja ziet dit proces niet alleen als een afvinkoefening, maar als een echte manier om interne processen te verbeteren.

"Dat is wat je ziet bij audits. Ze vertellen je niet alleen of je slaagt of zakt. Ze laten zien wat zou helpen om de kwaliteit van je controles te verbeteren. Dan weet je waar je aan moet werken."

Voor de toekomst is de grootste uitdaging niet compliance. Het is het behouden van een gebalanceerd, goed presterend bedrijf tijdens de groei.

"Onze uitdaging is om het bedrijf in een goede balans te houden. Met groei en nieuwe medewerkers die binnenkomen, moeten we ervoor zorgen dat we onze structuur niet uit het oog verliezen. Compliance helpt daarbij."