Comment Smartbooks AI a construit une stratégie de conformité avec Anove

Pour les petites entreprises ambitieuses du secteur de la fintech, la conformité n’est plus une étape que l’on peut reporter. Les clients demandent des preuves de confiance. Les régulateurs durcissent les exigences. Et ce qui était autrefois réservé aux grandes banques est désormais attendu des jeunes pousses agiles.

Smartbooks AI, qui automatise la clôture mensuelle, la consolidation et les rapports de gestion financiers, s’est retrouvée à cette même croisée des chemins. Alors que l’entreprise gagnait en notoriété, elle a dû répondre à une demande croissante : respecter des normes de conformité de niveau entreprise, sans pour autant disposer d’une grande équipe dédiée.

Nous avons échangé avec Katja Melkert, responsable des ressources humaines, des affaires juridiques et des finances chez Smartbooks AI, sur leur approche de la conformité, les défis de la construction de la confiance en tant que petite entreprise, et comment Anove a permis d’apporter structure et clarté à ce processus.

Des attentes de niveau entreprise

Smartbooks AI est bien plus qu’une simple plateforme de reporting en ligne. Nous aidons les entreprises à transformer l’intégralité de leur processus financier mensuel, le rendant plus rapide, plus intelligent et plus fiable. Notre plateforme se connecte de manière transparente aux systèmes de comptabilité largement utilisés, tels qu’Exact Online, Exact Globe, Quickbooks et AFAS. « Ces systèmes sont généralement optimisés pour la tenue de livres, explique Katja. Ils ne sont pas conçus pour soutenir les contrôleurs de gestion ou les DAF dans leur processus financier mensuel. »

Smartbooks AI optimise votre processus financier mensuel grâce à :

• Un soutien alimenté par l’IA pour les vérifications financières lors de la clôture mensuelle, rendant le processus plus efficace et réduisant les erreurs.
• Une consolidation entièrement automatisée – plus de travail manuel ou de tableaux Excel, même pour les structures de groupe complexes.
• Une analyse approfondie des activités, vous aidant non seulement à rapporter les chiffres, mais aussi à expliquer les évolutions qui les sous-tendent.
• Des rapports automatisés, vous fournissant des informations de gestion fiables et de haute qualité en un clic.
• Un budget et une planification plus intelligents, pour prendre de meilleures décisions avec moins d’efforts.

Notre mission est de permettre aux équipes financières de se concentrer sur ce qui compte vraiment : créer une véritable valeur ajoutée pour l’entreprise, et pas seulement produire des rapports. C’est pourquoi des entreprises leaders choisissent Smartbooks pour optimiser, automatiser et élever leurs processus financiers.

Avec la croissance de la demande, la pression pour prouver que leurs processus internes étaient aussi solides que leur logiciel s’est intensifiée.

La conformité, une discipline nécessaire

Pour Katja et son équipe, la conformité n’est pas la partie la plus passionnante de l’activité, mais elle est indéniablement cruciale. "

La conformité est l’une de ces choses nécessaires, mais pas toujours amusantes, déclare-t-elle. On le fait parce que cela donne à l’entreprise une structure solide. Mais c’est beaucoup de travail."

Smartbooks AI a décidé de se lancer dans la certification ISAE 3402, une norme d’assurance reconnue qui démontre la fiabilité opérationnelle. Cela était particulièrement important, car leurs clients manipulent souvent des données financières sensibles.

Cependant, certaines exigences semblaient conçues pour des organisations bien plus grandes. Katja décrit un problème courant chez les startups et les petites entreprises : 

"On s’attend à ce que vous ayez tous ces rôles pourvus : responsable de la protection des données, responsable de la sécurité, délégué à la protection des données. Mais quand on est une petite structure, on n’a tout simplement pas les effectifs pour ça."


Trouver la solution adaptée avec Anove

C’est là qu’Anove est intervenu.

La plateforme Anove a offert à Smartbooks AI un cadre de contrôle centralisé sur lequel l’équipe pouvait collaborer en interne. Cette structure a permis de répartir les responsabilités en fonction des compétences et de la disponibilité de chacun.

"Nous avons réparti le travail entre trois personnes : le PDG, notre développeur logiciel principal et moi-même, explique Katja. Je ne connais rien au code sécurisé, mais je maîtrise le RGPD. Notre PDG se concentre sur la gestion de l’entreprise. La plateforme nous a permis de diviser les tâches de manière logique."

Elle a particulièrement apprécié la conception collaborative d’Anove : 

"L’une des fonctionnalités que j’ai le plus aimées est la possibilité d’intégrer des collègues sur la plateforme. Chacun voit son rôle, et rien ne passe entre les mailles du filet."

Bien que Smartbooks AI soit une entreprise relativement petite, Katja voit comment le cadre d’Anove pourrait évoluer avec eux. Cela sera particulièrement utile lorsqu’ils envisageront de pénétrer le marché américain à l’avenir, ce qui impliquera des certifications supplémentaires. "Avec Anove, nous pouvons faire évoluer notre cadre de contrôle en un seul endroit, dit-elle. Nous pouvons mettre à jour les contrôles, les améliorer et nous préparer à ce qui nous attend."

Une voie claire vers la croissance

Smartbooks AI continue de croître régulièrement, accueillant de nouveaux clients chaque semaine. Au moment où nous écrivons ces lignes, ils attendent les résultats de leur audit, et les premiers retours sont prometteurs.

Katja voit ce processus non pas comme une simple case à cocher, mais comme un moyen authentique d’améliorer les processus internes.

"C’est ce que l’on observe avec les audits. Ils ne se contentent pas de dire si vous réussissez ou échouez. Ils montrent ce qui pourrait améliorer la qualité de vos contrôles. Ainsi, vous savez sur quoi travailler."

À l’avenir, le plus grand défi ne sera pas la conformité, mais le maintien d’une entreprise équilibrée et performante tout en grandissant. "Notre défi est de garder l’entreprise en bon équilibre, déclare-t-elle. Avec la croissance et l’arrivée de nouveaux employés, nous devons veiller à ne pas perdre de vue notre structure. La conformité nous y aide."